- Causa. Overbooking acontece quando a mesma noite é vendida em dois sites antes de o calendário de um deles ser atualizado.
- Prevenção. Um calendário principal, os dois sites ligados a ele e as reservas diretas bloqueadas na hora resolvem a maior parte dos casos.
- Se acontecer. Fale primeiro com o hóspede que reservou por último e resolva antes que alguém precise cancelar.
Sexta à noite chega uma reserva no Booking.com para o fim de semana. De tarde, as mesmas noites já tinham saído no Airbnb. Um dos dois hóspedes vai ficar sem a casa.
Quase sempre a causa é a mesma: um site demorou para saber o que o outro vendeu. Dá para encurtar essa demora com uma configuração feita uma vez e revisada de vez em quando.
Por que acontece
O Airbnb e o Booking.com não se avisam quando entra uma reserva. Cada um guarda a própria cópia do calendário, que só muda quando você mexe nela ou quando o site lê um link de calendário (iCal) de outro lugar.
Essa leitura acontece de tempos em tempos, num intervalo que cada site define. Entre uma leitura e outra, a noite vendida num site continua aberta no outro. A reserva direta que você esqueceu de bloquear dá no mesmo.
O trabalho, então, é diminuir o tempo em que uma noite já vendida fica aberta no outro site.
O passo a passo
Os passos valem para quem liga os sites pelo link de calendário, sem sistema nenhum. Faça na ordem, com calma e longe de feriado.
- 01
Escolha o calendário principal
Decida onde a verdade mora: num dos sites ou num sistema. Toda reserva direta e todo bloqueio passam a ser feitos primeiro nele.
- Anote qual é o principal e conte para quem ajuda você
- 02
Ligue os dois sites nos dois sentidos
Exporte o link de calendário do Airbnb e importe no Booking.com. Depois faça o caminho inverso, do Booking.com para o Airbnb.
- Link do Airbnb importado no Booking.com
- Link do Booking.com importado no Airbnb
- 03
Apague os links antigos
Links de calendário que sobraram de anúncios antigos ou de outro sistema bloqueiam datas erradas ou deixam de bloquear as certas.
- Só os links atuais na lista de calendários importados
- 04
Iguale as regras de disponibilidade
Antecedência mínima, janela de reserva e intervalo entre estadias diferentes em cada site abrem datas que o outro não vê.
- 05
Bloqueie a reserva direta na hora
Fechou com alguém pelo WhatsApp ou por indicação? Bloqueie no calendário principal antes de responder a mensagem de confirmação.
- 06
Teste com um bloqueio
Bloqueie uma data qualquer num site e acompanhe quanto tempo ela leva para aparecer fechada no outro. Depois libere a data.
- A data apareceu fechada no outro site
- Você anotou quanto tempo levou
O teste do último passo mede a sua brecha. Se a data levou horas para fechar, as datas mais disputadas pedem conferência à mão até você ter outra solução.
A rotina que mantém tudo igual
Com tudo configurado, o risco passa a ser a rotina. Quase sempre é um bloqueio esquecido ou uma regra mudada num site só.
- Bloquear a data direto num dos sites e deixar o outro para depois
- Reabrir um período sem conferir se já havia reserva nele
- Mudar o mínimo de noites ou a antecedência num site só
- Bloquear sempre no calendário principal primeiro
- Conferir os dois calendários antes de reabrir datas
- Mudar as regras nos dois sites no mesmo momento
Antes de feriado e de data com muita procura, abra os dois calendários lado a lado e confira noite por noite. É quando as reservas chegam mais perto umas das outras.
E se acontecer mesmo assim
Se duas reservas caírem na mesma noite, resolva no mesmo dia. Fale primeiro com o hóspede que reservou por último, conte o que houve e ofereça opções que você consegue cumprir.
E esse é só o valor da reserva. Se você remanejar o hóspede, pode ter de pagar a diferença de um imóvel parecido, e o cancelamento ainda tem consequências no site. Por isso, o melhor caminho é achar uma saída que o hóspede aceite.
Oi, {nome}! Aqui é {seu nome}, do {imóvel}. Preciso te avisar de um problema com a sua reserva de {datas}.
As mesmas noites foram reservadas por outro site pouco antes da sua, e o imóvel não vai estar disponível. Peço desculpas pelo transtorno.
Posso te oferecer {opção 1} ou {opção 2}. Se preferir, faço o reembolso integral pelo próprio {site}.
Me diga o que fica melhor para você e eu resolvo ainda hoje.
{nome}{seu nome}{imóvel}{datas}{opções}{site}Converse pelo chat do próprio site, mesmo que também fale pelo WhatsApp. Se precisar explicar o caso ao atendimento do Airbnb ou do Booking.com, é esse histórico que eles olham.
A conta usa um exemplo declarado: uma reserva de 3 noites com diária de R$ 400. Ela não inclui taxas, multas nem a diferença de um imóvel equivalente, que variam conforme o site e o caso. As regras de cancelamento citadas são gerais: confira sempre a versão atual nas centrais de ajuda do Airbnb e do Booking.com.
A equipe da anftri escreve sobre calendário, canais de venda e a rotina de quem vive de aluguel por temporada. Todo número tem origem declarada no fim do texto.
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